Kryžminis sutikrinimas i.SAF: kodėl duomenys nesutampa
Trumpas atsakymas
Kryžminis sutikrinimas — VMI atliekamas jūsų pirkimų registro eilučių sulyginimas su tiekėjo pardavimų registro eilutėmis. Sutampa įmonės kodas, sąskaitos numeris, data ir sumos. Radus neatitikimą, VMI gali pateikti paklausimą arba pažymėti PVM atskaitą tikslinimui.
Svarbiausia
- Sutikrinama pagal kontrahento kodą, sąskaitos numerį, datą ir sumas — visi keturi turi atitikti dokumentą.
- Neatitikimas nebūtinai yra jūsų klaida: dažnai tiekėjas registro nepateikė arba pateikė kitą numerį.
- Numerį ir datą reikia rašyti tokius, kokie yra dokumente — be prefiksų ir be „patogesnio“ formato.
- Gavus paklausimą atsakoma su dokumento kopija, o registras prireikus patikslinamas.
Kaip sutikrinimas veikia
Kai jūs įtraukiate gautą sąskaitą į pirkimų registrą, tas pats dokumentas turėtų būti tiekėjo pardavimų registre. VMI abi eilutes sulygina automatiškai: pirmiausia pagal kontrahento kodą ir sąskaitos numerį, tada pagal datą ir sumas.
Jei pora susieja ir sumos sutampa, klausimų nekyla. Jei pora nesusieja arba sumos skiriasi, eilutė pažymima kaip neatitikimas ir gali tapti paklausimo pagrindu.
Kodėl atsiranda neatitikimų
- Sąskaitos numeris užrašytas kitaip — pridėtas prefiksas, praleistas nulis, pakeisti brūkšneliai
- Nurodyta apmokėjimo arba gavimo data, o ne dokumento data
- Sąskaita įtraukta į kitą mėnesį nei tiekėjo registre
- Skiriasi PVM kodas arba tarifas, todėl nesutampa PVM suma
- Kreditinė sąskaita įtraukta be minuso arba visai neįtraukta
- Tiekėjas registro nepateikė arba pateikė vėliau
- Naudotas ne tas įmonės kodas — pavyzdžiui, filialo, o ne juridinio asmens
Ką daryti gavus VMI paklausimą
Pirmiausia atsiverskite originalų dokumentą ir palyginkite keturis dalykus: kontrahento kodą, numerį, datą ir sumas. Jei registre yra klaida — patikslinkite registrą ir paaiškinkite priežastį.
Jei jūsų duomenys atitinka dokumentą, o neatitikimas kilo tiekėjo pusėje, tai ir nurodykite, pridėdami sąskaitos kopiją. Praktikoje verta parašyti ir tiekėjui, kad jis pateiktų arba patikslintų savo registrą.
Kaip sumažinti neatitikimų kiekį
Didžiąją dalį neatitikimų sukuria rankinis suvedimas: numeris perrašomas iš atminties, data imama iš el. laiško, PVM kodas parenkamas iš įpratimo. Kai duomenys nuskaitomi iš paties dokumento, tikimybė nesutapti smarkiai mažėja.
Scanas.lt nuskaito sąskaitos numerį, datą, tiekėjo ir PVM kodus bei sumas tiesiai iš dokumento, sutikrina PVM su tarifu ir pažymi dublikatus. Neaiškūs laukai rodomi peržiūrai su paaiškinimu, o ne užpildomi spėjimu.
Faktai vienoje vietoje
- Kas sulyginama
- Jūsų pirkimų registro eilutės su tiekėjo pardavimų registro eilutėmis.
- Pagal ką
- Kontrahento kodas, sąskaitos numeris, dokumento data, apmokestinama vertė ir PVM suma.
- Kada vykdoma
- Po registrų pateikimo, VMI i.MAS sistemoje automatiškai.
- Kas rodoma
- Neatitikimų sąrašas ir prireikus VMI paklausimas.
- Dažniausia priežastis
- Kitaip užrašytas sąskaitos numeris arba nepateiktas tiekėjo registras.
- Kaip reaguoti
- Palyginti su originaliu dokumentu, patikslinti registrą arba pateikti paaiškinimą.
Dažniausi klausimai
- Ar neatitikimas reiškia baudą?
- Ne savaime. Neatitikimas pirmiausia yra signalas patikslinti duomenis. Problema kyla tada, kai paklausimas ignoruojamas arba PVM atskaita nepagrįsta dokumentu.
- Ką daryti, jei tiekėjas nepateikė registro?
- Savo eilutės keisti nereikia, jei ji atitinka dokumentą. Nurodykite VMI, kad turite sąskaitą, pridėkite kopiją ir paprašykite tiekėjo pateikti registrą.
- Kaip rašyti sąskaitos numerį?
- Lygiai taip, kaip jis atrodo dokumente — su tais pačiais simboliais ir nuliais, be papildomų prefiksų ir be vidinių apskaitos žymų.
- Ar sutikrinamos ir kreditinės sąskaitos?
- Taip. Jos turi būti registre su minuso ženklu ir nuoroda į pirminį dokumentą, kitaip sumos nesutaps su tiekėjo registru.
Išbandykite
Pirmos 20 dokumentai — nemokamai
Įkelkite dokumentus, gaukite i.SAF XML ir apskaitos importo failą tą pačią dieną.