Kaip iš Excel duomenis perkelti į i.SAF XML
Trumpas atsakymas
Excel sąrašo į i.SAF įkelti tiesiogiai negalima — VMI priima XML rinkmeną pagal savo schemą. Duomenis reikia sutvarkyti į vieną eilutę vienam PVM tarifui, patikrinti rekvizitus ir sumas, tada konvertuoti į XML.
Svarbiausia
- Excel failo į i.SAF įkelti negalima — VMI priima XML pagal savo schemą.
- Dažniausios klaidos kyla iš datos ir sumų formato, kurį Excel keičia savaip.
- Prieš konvertavimą tikrinama PVM matematika, dublikatai ir tušti privalomi laukai.
- Patikimiau generuoti XML tiesiai iš nuskaitytų dokumentų, be tarpinės skaičiuoklės.
Kokių stulpelių reikia
- Kitos šalies pavadinimas, įmonės kodas, PVM kodas
- Dokumento serija ir numeris
- Dokumento data formatu YYYY-MM-DD
- Apmokestinamoji vertė ir PVM suma atskirais stulpeliais
- PVM tarifas ir klasifikatoriaus kodas
- Registro tipas — pirkimas arba pardavimas
Ką patikrinti prieš konvertavimą
- Datos nėra tapusios tekstu arba JAV formatu
- Sumos naudoja tašką kaip dešimtainį skirtuką ir neturi tarpų
- PVM suma atitinka apmokestinamąją vertę pagal tarifą
- Nėra tuščių privalomų laukų ir dublikatų
- Ne EUR sumos jau perskaičiuotos su fiksuotu kursu
Kodėl tarpinė skaičiuoklė kelia riziką
Kiekvienas kopijavimas į Excel ir iš jo yra vieta, kur duomuo gali pasikeisti nepastebimai: nukrenta nulis numerio pradžioje, data pasikeičia, apvalinimas nukerpa centą. Klaida išaiškėja tik i.MAS įkėlimo metu.
Patikimesnis kelias — duomenis iš dokumento paimti vieną kartą ir iš tų pačių įrašų generuoti tiek apskaitos importo failą, tiek i.SAF XML.
Kaip tai daro Scanas.lt
Įkeliate PDF ar skenuotus dokumentus, sistema atpažįsta laukus, priskiria PVM kodus ir sutikrina sumas. Iš to paties įrašo galite atsisiųsti i.SAF XML, apskaitos programos importo failą arba Excel suvestinę — jei jos vis tiek reikia peržiūrai.
Faktai vienoje vietoje
- Ką priima VMI
- i.SAF XML rinkmeną pagal paskelbtą schemą arba rankinį suvedimą.
- Kodėl ne Excel
- Skaičiuoklė neturi privalomos struktūros ir laukų tipų.
- Kritiniai laukai
- Tiekėjo PVM kodas, dokumento numeris, data, vertė, PVM suma, kodas.
- Dažna klaida
- Datos ir sumos formatas — Excel juos keičia savaip.
- Alternatyva
- Generuoti XML tiesiai iš nuskaitytų dokumentų, be tarpinės skaičiuoklės.
Dažniausi klausimai
- Ar galiu importuoti savo Excel į Scanas.lt?
- Istoriniams duomenims naudojame importą, kad sistema atpažintų jūsų tiekėjus ir įprastus PVM kodus. Kasdieniam darbui dokumentus geriau kelti tiesiogiai — taip išvengiama rankinio suvedimo.
- Ar XML galima redaguoti ranka?
- Techniškai taip, bet nepatartina: rankinis redagavimas dažnai sugadina schemą ir palieka duomenis apskaitoje nepataisytus.
Išbandykite
Pirmos 20 dokumentai — nemokamai
Įkelkite dokumentus, gaukite i.SAF XML ir apskaitos importo failą tą pačią dieną.